2010年8月5日 星期四

顧問成功的祕密:有效建議、促成改變的工作智慧 - 攻心為上

顧問工作,是指受了他人請託才去影響他人想法的一種專門技術,顧問最常犯的職業病就是不請自來地提供幫忙。訓練只是一種更為廉價的顧問方式。顧問所販賣的商品是改變,當邏輯行不通,才是他們真正需要顧問的時候。一旦敢於提出疑問,尋其解答的工作就有可能走在合理的道路上,也才能接受不願付出代價即一無所獲的現實。

凡是顧問都會發現自己受託處理的問題中,十有七八都不真正屬於自己的專長範圍,顧問不但要是個專家,也要是個解決問題的高手。知道該怎麼做(know-how)所得的酬勞遠不及知道何時做(know-when),瘋狂的行為只不過是在超出其有效範圍外所做的正常的行為,高明的行為,就是選在最能發揮其功效的時刻,所做出的瘋狂的行為。


顧問工作的目的,既不是讓自己看起來很聰明,也不是讓自己看起來很愚蠢,顧問工作不是對顧問的一種考試,而是為客戶提供服務。如果你計較功勞是誰的,就什麼事也做不成,只有那些表面上看來沒有任何績效的顧問,才是客戶下一次還願意請他來的人,每當稱職的顧問一出現,客戶就能把問題解決掉。

多數的時間,在世界上多數的地方,不管人們有多麼的努力,不會有任何有意義的事發生,他們所做的努力,大多是一場徒勞,即使想要改變的是他們自己。力求完美癥候群,就是弄出一個計畫,保證能夠達到某些要求,而不用付出一點代價。人會出的問題若不是缺乏想像力,就是缺乏洞察力,對問題太過熟悉的人往往會不斷地重蹈錯誤的覆轍,緊抓著當初就行不通的作法,不管客戶正在做什麼,建議他另一種作法。

一旦消除了你排名第一的問題,原本排名第二的問題就會自動升級,做為一個顧問,對於客戶的問題往往太過於投入,以致相信真的有本事,能夠一勞永逸地替他們消除各式各樣的問題,但總是會有新的問題浮上檯面。不論情況如何,都有能力找出問題所在,這是顧問最大的本錢,也是顧問的一種職業病,做顧問時所採取的各項干預措施,絕大多數都發揮不了什麼作用,若是不能接受失敗,你將永遠無法成為一個成功的顧問。

每當有小事會引發不愉快的場面時,人們往往會低估未來的時間,將時間的取捨搬上檯面,並且表示願意現在就投入時間,傳達這是一個時間不足的問題,絕不是一個對其他人尊重不足的問題。對顧問而言,能夠看穿感覺要比能看穿想法更為重要。對客戶永遠不吝於流露真正的感覺,不怕討論,只要是做真實的你,因此幫助別人最有威力的方法,就是先幫助你自己。

願意花時間去研究歷史的顧問可學會如何避免犯錯、抓住別人都錯過的機會、維持好的做法、以及改革那些毫無成效的做法。你愈接近找出誰是造成問題的元兇,解決問題的機會卻隨之而降低,盡量簡單化,不要太細瑣,記住你是顧問,而不是地方檢察官,研究的目的是為了了解,不是為了批評。

我們一遇到新的事物就習慣先給它取一個名字,一個標籤,然後標籤就取代了新事物,成為真正而且完整的描述,我們多數人買的是標籤,不是商品,事物的名稱不是事物本身,有許多的對立衝突長期不得化解,追本溯源,原因在於雙方人馬會為同一個情況貼上不同的標籤,即使標籤的內容完全相同,不同的標籤往往會誘導他人不去從某個角度來正視專案。

對你的客戶施展為什麼魔咒,是找出事實真相的絕佳手段,但美中不足的是你無法看出隱藏在事實背後的基本原則,一個更具威力的方法,就是先從客戶那兒打探出一個基本原則,然後將此一基本原則應用到客戶的問題上。即使你失去因解決掉某個眾所矚目的問題而受人景仰的機會,但你可趁機找出客戶最習用的問題解決機制,並將之吸收而成為你建議給客戶的方法中的一部分。

一心想去證明自己永遠是對的,就難以發現自己的思考過程還遺漏了些什麼。如果你知道閱聽的對象是誰,設計觸發器就很容易,找一件經常會漏做的事,設計一個工具,以確保你在也不會漏掉。縫隙都發生在邊界上,是系統與其他部分相接的地方,系統的某一部分和另一部分的交界處是尋找遺漏事物的最佳地點,因為每一個部分都會假設,這些遺漏的事物理應由其他的部份來負責。

許多書面的規定在制定時,因為所欲解決的問題過去只發生過一次,會流於急就章式的權宜之計,當時發生了什麼問題大家會很快就忘了,但因之而制定出來的規則卻永遠流傳下去。無須對習慣本身採取任何行動,只要蒐集相關的資訊,習慣並不如他們想像中的可怕,麻煩不在於習慣,而在於對習慣的感受。

要找出是哪一個必要的因素遺漏了,最好的方法就是你只要提醒客戶有言行不一的情況,然後等客戶的回應。客戶若是用詞委婉,必然是為了要隱瞞真相,甚至他們自己都可被騙過,當你感覺到有強烈的情緒在攪動,立刻抓住它,並開始專心聽客戶的音樂,以便循著線索找出音樂的源頭。

小系統想要藉著長期且持續的接觸來改變大系統,最可能的結果就是自己發生改變。為了避免被醃漬,顧問不得將太多的時間花在同一個客戶的身上,通常改變是既花時間又要密切的接觸,或兩者之中至少有一項成立,方能成事。一個有機體與目前的環境愈契合,往往愈無法適應未來無知的環境,你現在適應得愈好,你的適應性會變得愈差。

當你為了防止或弱化改變,而製造出一個幻覺的時候,改變卻會變得更不可免,而且更難以承受,真相或許會傷人,但幻覺會傷得更深,克服抗拒的工作中最重要的部份,就是避免抗拒會在某一點上僵持不下。人們會去做某些事,原因是他們認為如此一來所得要比所失的為多,當身為顧問的我們建議別人要有所改變時,我們應當做的第一件事,就是決定我們所設計出來的溫伯格測驗法要嚴格到什麼程度,然後,老實地說出若換作你是當事人,你自己會有怎麼樣的感覺。

除了你以外,沒有人會在乎你之所以會讓別人失望的理由有多麼的正當,別人是根據你的所作所為,而非你所說的話,來塑造他們所需要的整體印象。一旦虛偽造假就能騙得過別人,而且無往不利,那麼我們就不會想去學習修理東西的硬功夫了。

贏得信任要歷時數載,失去信任在轉瞬之間,人們不會告訴你,他們是從哪一刻起對你不再信任,既然客戶已對你不再信任,他們為什麼還要浪費時間跟你溝通呢?顧問的表現若是出了問題,客戶會損失的是他們的金錢、他們的飯碗,或是他們的名譽,客戶會輕易地就不再信任你,這是他們本能的反應,目的是增加顧問所要擔的風險,如此方能與他們自己所要擔的風險相稱。

客戶與顧問間對彼此的信任非常重要,除非有確切的證據,否則不會對任何人懷疑,贏得信任的招數就是不要耍任何花招,向別人展現出你只有在無關痛癢的小事上值得信賴,最會讓別人失去對你的信任,將隱藏的情緒攤在檯面上,是為增加客戶的信任所能做的事當中,最直接的一個了。

你沒有把握做到的事,千萬不要答應別人,而對於未來,沒有人能有把握,一個合約也是一個書面的承諾,可幫助你不致在不經意間做出暗示性的承諾。務必要把它寫下來,但千萬不要認為一個書面合約就可取代你與客戶間的信任,書面合約是避免誤會的有效方式,一旦信任不再,書面合約就變得一文不值,要把它寫下來,但倚仗的是彼此的信任,沒有合約的信任比起沒有信任的合約要強得多。

要直到給了顧問費,人們才會在心理上有開工了的感覺,而比較可能進入蓄勢待發的情緒,對於顧問所提出的建議才會有遵照辦理的意願。

務必確保你的點子的品質一定要是最好的,要竭盡所能找到最好的點子之後,才投入大量的金錢將之付諸實現。把一個點子重入土中之前的準備功夫,才是日後點子是否有成效的重要關鍵。顧問的毛病是每次他們一想出了一個點子,就立刻四處宣揚,而不是選擇一個適合發芽的時節。給的保護愈少,會長得愈強健,投注過多的資源在一個不夠成熟的點子上,會造成空有一大堆行動,卻產生不了多少的成果,點子,如同植物一般,要經歷適度的掙扎才能茁壯。


顧問成功的祕密:有效建議、促成改變的工作智慧》,傑拉爾德溫伯格 著,曾昭屏 譯,經濟新潮社出版,2005年01月。


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